Prowadzisz firmę – sprawdź co musisz wiedzieć o RODO

Te cztery litery – RODO – potrafią wpędzić w popłoch i zdenerwowanie, ale czy naprawdę jest się czym martwić i tak stresować? Wprowadzone 25 maja 2018 roku nowe przepisy całkowicie zmieniły dotychczas znane procedury ochrony danych osobowych. I chociaż minęło już sporo czasu, to wiele osób w dalszym ciągu nie wie, co tak naprawdę się zmieniło. Jeśli prowadzimy firmę, koniecznie powinniśmy uzupełnić tę wiedzę. W poniższym artykule przybliżamy najważniejsze pojęcia związane z RODO.

RODO – kogo dotyczą nowe przepisy?

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych dotyczy wszystkich podmiotów, które gromadzą i wykorzystują dane dotyczące osób fizycznych. To więc jasny sygnał nie tylko dla dużych, ale i małych firm, że trzeba wprowadzić stosowne zmiany.

Co ciekawe, RODO obejmuje także firmy jednoosobowe, jak również osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, na przykład blogerów czy właścicieli stron internetowych. Oczywiście, to ich dotyczy, gdy gromadzą oni i przetwarzają dane osobowe.

Inspektor Danych Osobowych – kiedy potrzebny w firmie?

Jeśli tylko istnieje ryzyko, że przez gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych zostaną naruszone prawa i wolności osób fizycznych, trzeba ustanowić w firmie funkcję Inspektora Danych Osobowych. Kiedy może dojść do takiej sytuacji? Na przykład, gdy dane są niewystarczająco zabezpieczone.

W tej sytuacji powołany specjalista (inspektor) staje się odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych. Musimy wszystko raportować do urzędu kontroli w ściśle określonym czasie – 72 godziny od wystąpienia nieprawidłowości.

Jaka jest odpowiedzialność właściciela firmy?

Szef odpowiada za przestrzeganie postanowień RODO, także w sytuacji, gdy zostanie powołany Inspektor Danych Osobowych. Oznacza to, że jeśli zostanie stwierdzone naruszenie prawa, to właściciel firmy odpowiada przed stosownymi instytucjami: izbą kontroli, sądem cywilnym, a nawet karnym.

Dlatego też, jak zarządzamy firmą, powinniśmy o tym pamiętać, nie pozostawiając nawet cienia wątpliwości, że coś jest nie tak. Warto więc wprowadzić stosowne zmiany, nawet wymieniając sprzęt, przykładowo kupując nową niszczarkę do dokumentów zgodną z RODO.

Zlekceważenie może wiązać się z karami finansowymi – podkreślmy bardzo dużymi karami, wynoszącymi od 10 do 20 milionów euro lub od 2 do 4 procent rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Większe prawa osób fizycznych

Wraz ze zmianami każda osoba fizyczna zyskała szereg nowych uprawnień. Najważniejsze, że można wystąpić o trwałe usunięcie swoich danych z praktycznie wszystkich baz konkretnej organizacji. Co więcej, każda osoba fizyczna, która zapragnie mieć wgląd w swoje dane, musi mieć taką możliwość. Organizacja, która jest w ich posiadaniu, nie może odmówić takiego dostępu.

Zmieniło się naprawdę bardzo dużo, lecz jako właściciele firm nie powinniśmy z tego powodu panikować. Chociaż zmiany były początkowo krytykowane i dalej związane są z nimi absurdalne sytuacje, to jednak są one pozytywne, bo chronią wrażliwe informacje o każdym z nas.