Jak zweryfikować podpisującego dokumenty online?

Jak zweryfikować podpisującego dokumenty online?

E-podpis to szybkie i wygodne rozwiązanie dla biznesu, które pozwala przedsiębiorcom zauważalnie ograniczyć koszty i czas związany z obiegiem dokumentów. Umowy i dokumenty w wersji online powinny być jednak opatrzone podpisem elektronicznym zweryfikowanej osoby. Jak można to zrobić? I co jeszcze sprawia, że taki dokument jest wiarygodny i ważny w świetle prawa?

Weryfikacja podpisu elektronicznego online a forma dokumentu

We wrześniu 2016 roku do Kodeksu Cywilnego wprowadzono zmiany pozwalające przedsiębiorcom zaoszczędzić wiele czasu i środków, które pochłaniał obieg dokumentów papierowych. Depapieryzacja stała się możliwa, po wprowadzeniu formy dokumentowej. Większość[JP1]  umów i dokumentów występujących w obrocie gospodarczym nie wymaga formy pisemnej. Brakowało jednak alternatywy, która pozwalała na składanie oświadczeń woli bez podpisu własnoręcznego. Forma dokumentowa to umożliwia, przy jednoczesnym zachowaniu skutków prawnych.

Forma ta oznacza najczęściej dokument tekstowy, opatrzony podpisem elektronicznym, weryfikowanym w sposób uzgodniony przez strony umowy. Dla jego prawnej skuteczności ważne jest wykorzystanie platformy, która umożliwia zawieranie prawnie wiążących relacji poprzez specjalnie zabezpieczenie procesu podpisywania dokumentu. Kluczowym elementem tego procesu jest weryfikacja podpisujących i zabezpieczenie podpisu, co zapewnia, że dokument został podpisany przez właściwą osobę.

Zgodnie z prawem niektóre dokumenty nadal wymagają formy pisemnej (np. umowa o pracę, umowa o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych, umowa prowadzenia rachunku bankowego, umowa leasingowa, czy pełnomocnictwo ogólne). Od 2016 roku takie umowy również mogą jednak mieć postać elektroniczną, która wymaga złożenia na dokumencie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny oparty o kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego, wydawany osobom fizycznym przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania po przeprowadzeniu dokładnej weryfikacji tożsamości. Ze względu na moc prawną i odpowiedzialność, koszt uzyskania kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego to kilkaset złotych rocznie.

Metody weryfikacji podpisujących wykorzystywane przy podpisie elektronicznym online

Jeśli prawo nie wymaga dla ważności oświadczenia woli kwalifikowanego podpisu elektronicznego, przedsiębiorca może wybrać spośród różnych sposobów weryfikacji podpisu, a dokładniej tożsamości osoby, która go składa. Dobre platformy oferują klientom szereg możliwości w tym zakresie. Składającego podpis elektroniczny można zweryfikować w oparciu o następujące metody.

Ø  Wykorzystanie adresu email. Nadawca dokumentu określa adres e-mail, którym posługuje się adresat. Na adres wysyłany jest link, po kliknięciu w który można potwierdzić swoje dane i podpisać dokument.

Ø  Weryfikacja podpisującego za pośrednictwem kodu SMS działa podobnie jak przy transakcjach elektronicznych. Jednorazowy kod jest wysyłany na numer telefonu podany przez nadawcę dokumentu.

Ø  Logowanie do bankowości internetowej lub przelew weryfikacyjny to kolejne sposoby. Banki skrupulatnie sprawdzają tożsamość klientów, a przekazane przez nie dane osobowe służą do weryfikacji, kto składa podpis na dokumencie online.

Ø  Wideoweryfikacja podpisującego to metoda najbliższa tradycyjnemu sposobowi uwierzytelniania podpisu. Rozwój technologii sprawia, że także zautomatyzowana wideoweryfikacja bez udziału operatora jest już bardzo skuteczna zarówno w sprawdzaniu dokumentu tożsamości, jak i porównywaniu zdjęcia z dokumentu z wizerunkiem osoby.

Nie tylko weryfikacja podpisujących – kryteria ważności dokumentów podpisywanych online

Warto pamiętać, że wybrany sposób weryfikacji osoby składającej podpis elektroniczny musi być zgodny z zapisami w dokumencie lub umowie. Przykładowo, jeżeli w treści znajdują się zapisy o formie pisemnej (np. w postaci „Umowę zawarto w formie pisemnej pod rygorem nieważności”), będzie ona wymagać kwalifikowanego podpisu elektronicznego. „Zwykła” weryfikacja podpisującego będzie możliwa, jeśli umowa nie jest obwarowana wymaganiem „formy pisemnej” lub wprost jest wskazana  „forma dokumentowa”.

Ponadto, bezpieczeństwo i wiarygodność dokumentów zależy nie tylko od weryfikacji składającego podpis elektroniczny. Dobre platformy internetowe stosują zabezpieczenia, które gwarantują między innymi autentyczność i integralność dokumentów. Przykładem może być platforma Autenti, która umożliwia zastosowanie różnych metod weryfikacji składającego podpis elektroniczny, w tym wykorzystanie  podpisu kwalifikowanego. Dodatkowo platforma pozwala na szybkie uzyskanie kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego ważnego nawet na 3 lata.

W Autenti każdy podpisany dokument może stanowić dowód w postępowaniu sądowym. Po podpisaniu, dokument zostaje opatrzony pieczęcią elektroniczną opartą o kwalifikowany certyfikat. Zapewnia ona, że wszystkie osoby podpisały ten sam utworzony na platformie dokument, który jest bezpiecznie przechowywany i możliwy do odtworzenia w niezmienionej postaci. Dzięki takiej pieczęci, posługując się dokumentem, nie potrzeba innych środków, żeby udowodnić, jak przebiegał proces jego podpisywania. Dodatkowo podpisane dokumenty są opatrzone kwalifikowanym znacznikiem czasu, co umożliwia konserwację złożonych podpisów. Jest to gwarancja, że złożone podpisy będą zawsze ważne i prawidłowo weryfikowane.

Przedsiębiorca może też uzyskać wgląd do procesu podpisywania dokumentu i weryfikacji podpisu (kto i kiedy złożył e-podpis i jak sprawdzono jego tożsamość). Niewątpliwą zaletą Autenti jest też fakt, że już darmowe, bezterminowe konto dla firm pozwala wysłać do podpisu do 10 dokumentów miesięcznie (wszystkie zalety oferty sprawdzisz na: https://autenti.com/platforma-autenti/).

Artykuł sponsorowany

pozycjonowanie stron w projekt marketing

1 komentarz - Jak zweryfikować podpisującego dokumenty online?

  1. Łukasz pisze:

    Dzięki za poradę, wcześniej sama nie korzystałam z podpisu elektronicznego, ale widzę bardzo duzo udogodnień z tym związanych. Jednak oszustwa w internecie to teraz codzienność i to bardzo mocno trzeba na to uważać…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Kontakt przez Facebook Messenger