Automatyzacja procesu wysyłania przypomnień o płatnościach za faktury – praktyczne porady dla właścicieli małych firm

Terminowe płatności są kluczowe dla utrzymania płynności finansowej firmy. Dlatego wszelkie zaległe należności stanowią obciążenie zwłaszcza dla małych przedsiębiorstw czy startujących biznesów z ograniczonym budżetem. Zwrot środków finansowych można przyspieszyć, automatyzując wysyłkę powiadomień o zaległych wpłatach. Pomagają w tym odpowiednie rozwiązania technologiczne. Jak wybrać skuteczne narzędzie dla Twojej firmy? Podpowiadamy.

Automatyczne przypomnienia o płatnościach – korzyści

Automatyzacja procesu wysyłania przypomnień o płatnościach zapewnia wiele korzyści. Oto kilka z nich:

• Oszczędność czasu: automatyzacja każdej czynności redukuje ilość ręcznej pracy, co pozwala przedsiębiorcy, przeznaczyć więcej czasu na inne kluczowe aspekty prowadzenia firmy (np. praca nad strategią biznesową).
• Redukcja błędów: automatyzacja minimalizuje ryzyko pomyłek, które pojawiają się częściej podczas ręcznej wysyłki wiadomości o terminach płatności. Takich jak pominięcie faktury lub powiadomienie nie tego kontrahenta. Funkcjonalność gwarantuje przy tym, że żadna płatność nie zostanie pominięta.
• Poprawa przepływu gotówki: automatyzacja umożliwia częstą i regularną wysyłkę wezwań do uregulowania należności i to bez angażowania dodatkowych pracowników. Zwiększa to szansę utrzymania stabilnego przepływu środków finansowych w firmie i jednocześnie nie obniża efektywności innych zadań.

Rodzaje narzędzi do automatyzacji wezwań do zapłaty

Automatyzację powiadomień o zaległych płatnościach można wdrożyć w firmie za pomocą  odpowiednich narzędzia, takich jak:

• Program do faktur: główna funkcja tych programów polega na tworzeniu, wysyłaniu i monitorowanie faktur. Nowoczesne narzędzia tego typu pozwalają poza tym na automatyczne wysyłanie przypomnień o zaległych należnościach i wspierają działania windykacyjne.
• Dedykowane technologie przypominające o płatnościach: na rynku dostępne są specjalistyczne programy przeznaczone stricte do przypominania o płatnościach, które oferują np. zaawansowane funkcje personalizacji wiadomości (imię, nazwisko, kwota, numer rachunku itd.).
• Systemy ERP: systemy zarządzania zasobami przedsiębiorstwa posiadają wbudowane moduły, które wspierają prace w działach finansów i rozliczeń. Jedną z ich funkcji jest możliwość automatycznego wysyłania klientom maili o zbliżających się terminach płatności i zaległych należnościach.
• Programy do automatyzacji procesów biznesowych (BPA): umożliwiają tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy (z ang. workflow). Służą głównie do generowania rutynowych raportów finansowych i wysyłania ofert do klientów. Z powodzeniem stosuje się je również do automatyzacji procesu przypominania o terminach płatności i zaległych zobowiązaniach.
• Rozwiązania programistyczne typu Custom Made: innymi słowy to rozwiązania (programy, aplikacje, rozszerzenia) stworzone na indywidualne zamówienie klienta, (tzw. szyte na miarę). Stosowane głównie przez przedsiębiorców, którzy z różnych powodów nie chcą wdrażać gotowych systemów czy programów.

Jak wybrać skuteczne narzędzie do automatyzacji procesu windykacji?

Przy wyborze narzędzia odpowiedniego dla danej firmy kluczowe jest zrozumienie swoich potrzeb i wymagań. W tym celu warto uzyskać odpowiedzi na kilka pytań:

• Jaką skalę ma Twój biznes?
• Jak przebiegają codzienne operacje związane z płatnościami?
• Jakie są Twoje cele biznesowe?

Pod uwagę warto wziąć również kilka innych czynników.

Przystępna cena 

Koszty oprogramowania mogą się różnić w zależności od producenta i dostępnych funkcji.  Warto więc sprawdzać różne oferty, aby wybrać tą, która najlepiej wstrzeli się w twoje wymagania. Poza tym zdarza się, że dwa programy kosztują tyle samo. Ale jeden służy wyłącznie do automatyzacji przypomnień o płatnościach, a drugi samoczynnie wysyła też faktury cykliczne, wspiera pracę magazynu i generuje raporty finansowe. Oznacza to, że płacąc tyle samo, przedsiębiorca ma dostęp do usług, które poza windykacją usprawniają inne działania firmy.

Warto dodać, że popularność zyskują tzw. elastyczne plany cenowe. Klient płaci wyłącznie za to, czego naprawdę potrzebuje i może dopasować zakres funkcji i moduły do swojej działalności.

Szybka Instalacja i rozpoczęcie pracy  

Istotne są również kwestie związane z instalacją i uruchomieniem narzędzia. Najlepiej, kiedy konfiguracja przebiega szybko i nie zakłóca pracy w przedsiębiorstwie. Dobrze sprawdzają się aplikacje działające w chmurze i dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. Użytkownik ma do nich dostęp od razu po zalogowaniu na stronie i nie musi inwestować w rozbudowaną infrastrukturę IT. Funkcjonują tak np. nowoczesne programy do faktur online.

Łatwość użytkowania

Intuicyjna obsługa jest kluczowa zwłaszcza dla małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych. Czyli w przedsiębiorstwach, w których rzadko zatrudnia się wielu specjalistów od fakturowania czy windykacji. Dobrze więc kiedy proces personalizacji  powiadomień i ustalanie harmonogramu wysyłki ogranicza się do kliku kliknięć. Inaczej czas, uzyskany dzięki automatyzacji pochłonie obsługa funkcji programu.

Komfortową pracę zapewnia też kompleksowe wsparcie techniczne, np. w formie konsultacji telefonicznych czy rozbudowanej bazy wiedzy (w tym sekcja FAQ na stronie producenta).

Automatyczna windykacja z programem do faktur Streamsoft Firmino

Polecanym rozwiązaniem dla małych firm jest program do faktur online Streamsoft Firmino z modułem Windykacja. Narzędzie działa w chmurze, a uruchomienie modułu odbywa się za pomocą przyjaznego kreatora, który krok po kroku prowadzi Cię przez proces jego konfiguracji:

• Ustalasz harmonogram wysyłki przypomnień
• Tworzysz personalizowane szablony wiadomości e-mail (termin płatności, numer faktury, kwota do zapłaty itp.)
• Określasz kryteria dla wysyłania automatycznych przypomnień (np. wysyłka wyłącznie do klientów, którzy zwlekają z płatnością np. dłużej niż 7 dni lub kwota zobowiązań jest wyższa niż określony limit).

Dzięki modułowi Windykacja stworzysz też kompletną historię windykacji powiązaną z konkretnym kontrahentem, złożoną z listy wszystkich czynności podjętych wobec osoby zadłużonej. Podsumowanie tych działań stanowi raport windykacyjny. Program automatycznie wyśle Ci dokument już po zakończeniu procesu, dostarczając szczegółowych informacji m.in o jego przebiegu.

Wypróbuj za darmo przez 30 dni!

Chcesz przekonać się, jak automatyzacja wysyłki przypomnień o płatnościach wpływa na płynność finansową firmy? Skorzystaj z 30-dniowego okresu próbnego Streamsoft Firmino. W tym czasie przetestujesz wszystkie możliwości programu do faktur za darmo. Z kolei po okresie próbnym wybierzesz tylko te funkcjonalności, z których chcesz korzystać, dopasowując program do swoich potrzeb.