Czy drukowanie faktur jest jeszcze potrzebne – jak korzystać z wystawiania i obsługi faktur w chmurze?

Na pytania odpowiada Jacek Bartnik – dyrektor zarządzający EBI Systems Sp. z o.o.

Mali i średni przedsiębiorcy jak również Freelancerzy bardzo często decydują się lub wystawiają faktury samodzielnie. Obecnie wystawianie i przesyłanie dokumentów i faktur w formie elektronicznej jest dozwolone przez prawo. Jakie dokumenty związane są z prowadzeniem firmy?

JB: Jednym z podstawowych dokumentów w obiegu firmowym jest faktura. Na podstawie faktur przedsiębiorcy tworzą ewidencję przychodów i dokonują rozliczenia swojej działalności. W zależności od tego w jakiej formie odprowadzana jest zaliczka na podatek dochodowy przedsiębiorca dane z faktury ujmuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Które dokumenty muszą być drukowane i jeszcze ich obrót musi być w formie papierowej?

JB: Coraz więcej dokumentów nie musi być drukowana. Mimo to wciąż można spotkać się z wieloma opiniami na ten temat, które niekoniecznie pokrywają się z prawdą. Główna obawa dotyczy księgowych i formy przekazywania i przechowywania faktur. Zasady dotyczące przechowywania faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Według tych przepisów, wystawione bądź otrzymane faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Oznacza to, że nie ma obowiązku drukowania faktur elektronicznych. Ponadto zeskanowane faktury papierowe również mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Należy pamiętać, że muszą zostać zachowane pewne zasady przechowywania danych.

Dokumentami, które należy drukować są m.in raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej, a także ewidencja przebiegu pojazdu. Oczywiście dokumenty wymagające formy pisemnej również są wykluczone z obsługi tylko i wyłącznie elektronicznej np. akty notarialne.

Jakie zasady muszą być zachowane, aby móc przechowywać dokumenty firmowe w postaci elektronicznej?

JB: W przypadku prowadzenia księgi w formie elektronicznej warunkiem uznania jej za prawidłową jest m.in. przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Czy wymiana dokumentów między firmami w formie elektronicznej jest dopuszczalna?

JB: Jak najbardziej i to w coraz większym spectrum. Wymiana dokumentów pomiędzy firmami to jeden z podstawowych procesów biznesowych. Codziennie różne organizacje i przedsiębiorstwa wysyłają między sobą pisma dotyczące umów, zamówień, faktur czy płatności. Coraz częściej odbywa się to za pośrednictwem plików elektronicznych, które znajdują liczne rzesze zwolenników głównie wśród osób młodych i tych, którzy podążają za trendami technologicznymi.

Jaki rodzaj działalności wiedzie prym w elektronicznym obrocie dokumentami?

JB: Ogólnie coraz więcej branż przechodzi na ten rodzaj obiegu dokumentów i to nie tylko faktur. Korzystanie z systemów służących do elektronicznej wymiany dokumentów nie jest dla dużych spółek niczym nowym. Stosują one takie rozwiązania od bardzo dawna. Jednak to, co było dotychczas zarezerwowane tylko dla największych graczy, teraz dostępne jest także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Głównie dlatego że przejście na tego typu rozwiązanie wiązało się dużymi kosztami.

Kto korzysta z tego typu rozwiązań i do jakich zastosowań głównie?

JB: Aplikacje tego typu znalazły uznanie szczególnie tych organizacji, które muszą wysyłać dużą liczbę dokumentów z licznymi partnerami biznesowymi. Tym, co wyróżnia program od zwykłego e-maila to archiwizacja i bezpośrednie katalogowanie dokumentów umożliwiające dostęp wielu użytkownikom. To ogromna przewaga, ale nie jedyna. Nowoczesne systemy oprócz wysyłania dokumentów w tym faktur, pozwalają na zebranie pełnoprawnych potwierdzeń odbioru (np. przy wysyłce faktur korygujących) czy wręcz odręcznych podpisów składanych na ekranie dotykowym.

Dzięki temu łatwiej jest zapanować nad dużą ilością plików, które otrzymujemy i wysyłamy.

Prawo dąży do zwiększenia popularności zamiany obrotu papierowych dokumentów na elektroniczne. Ostatnio wprowadzono kilka udogodnień związanych z e-fakturami np. zniesienie konieczności otrzymania zgody kontrahenta na otrzymanie e-faktury.

Czy elektroniczny obrót dokumentami i fakturami jest popularny wśród małych firm i freelancerów?

JB: TAK, zyskuje on coraz większe powodzenie i uznanie. Z uwagi na rosnącą popularność pracy zdalnej i związanej z tym formie samozatrudnienia takie rozwiązanie jest idealne dla osób pracujących zdalnie lub niezależnie np. nad projektami. Rośnie popyt na pracę zdalną to rośnie popyt na oszczędności czasowe.

Elektroniczny obrót dokumentami i wymiana ich z wieloma partnerami (pracodawcą, księgową, podwykonawcami itp.) daje wymierne korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu i pieniędzy. Oczywiście do popularności tego typu technologii związana jest z coraz mniejszymi kosztami licencji, jak również z coraz prostszą obsługą i użytecznością.

Czyli nowe technologie sprzyjają zawodowej mobilności?

JB: Bez wątpienia zawodowej mobilności sprzyjają nowoczesne technologie. Bez nich taka praca nie jest możliwa. Pracownik zdalny musi być wyposażony w niezbędne narzędzia do wykonywania pracy. Oczywiście dobór narzędzi ma przynieść możliwość wykonywania pracy, jak również dać dodatkowo wymierne korzyści.

Jak to działa w praktyce?

JB: Najczęściej pracownicy zdalni są rozliczani w formie samozatrudnienia (choć oczywiście możliwy jest też taki zapis w umowie o pracę) i wówczas zazwyczaj musi on sam zadbać o przygotowywanie zleceń, faktur i rozliczania kosztów własnych. Wiąże się to z prowadzeniem samodzielnej księgowości. Tak więc forma przekazywania i obsługi dokumentów również zależy od ustawienia struktury zatrudnienia i struktury rozliczania.

Każda forma determinuje przesyłanie różnego rodzaju dokumentów, np. jeżeli pracownik jest na etacie, ale pracuje nad projektami mogą to być zlecenia lub zamówienia lub raporty.

Czyli np. taki samozatrudniony przedsiębiorca lub mały przedsiębiorca nie musi już jeździć do księgowej, aby dostarczyć faktury?

JB: TAK. System do elektronicznej obsługi faktur daje tutaj znaczące korzyści. Właśnie system EBi24 to system do elektronicznego obiegu dokumentów i wystawiania faktur. Dzięki niemu wszyscy, którzy pracują zdalnie nie muszą martwić się, jak i kiedy je przekazać. Minimalne staje się także ryzyko przypadkowego zagubienia faktury.

Czyli takie rozwiązanie jest też korzystne dla firmy zatrudniającej pracowników zdalnych lub korzystających z dużej ilości podwykonawców?

Podobnie jak w przypadku samozatrudnienia tylko w drugą stronę. Wiążę się to niejako z koniecznością wydzielenia podmiotu pracownika jako dostawcy zewnętrznego, który najczęściej zobligowany jest prowadzić rozliczenia, obsługę zamówień i księgowość we własnym zakresie.

Przy braku codziennego kontaktu z księgowością problemem może być ich dostarczanie do rozliczeń. Tutaj system taki jak EBI24 przychodzi z pomocą i daje możliwość wymiany dokumentów w bardzo prosty, szybki i skuteczny sposób. Tutaj korzyści są nie do przecenienia i każdy kto już korzysta z tego typu rozwiązań nigdy z nich nie zrezygnuje.

Jak korzystać z platformy?

Jest to niezwykle proste. Platformę można obsługiwać z dowolnego miejsca o dowolnym czasie jak również z urządzenia mobilnego.

O tym będzie można przekonać się już wkrótce podczas zdalnego spotkania – webinaru na żywo już 29 listopada br o godz. 16.00 gdzie zaprezentujemy możliwości systemu EBI24 na razie pod katem obsługi faktur.

Zainteresowanych zapraszamy – zarejestrujcie się na http://bit.ly/EBI24_WEBINAR