E-faktura – 10 rzeczy, które warto o niej wiedzieć

Faktury elektroniczne, czyli e-faktury są obecnie bardzo popularne. Oto 10 rzeczy, które warto o nich wiedzieć!

1. Czym jest faktura elektroniczna? Faktura elektroniczna, czyli e-faktura to dokument, który ma cechy faktury oraz format elektroniczny.Faktura tego rodzaju może być używana tak samo, jak zwykła faktura papierowa, jeśli spełni odpowiednie wymogi. Na jej podstawie można zatem dokonywać rozliczeń podatku.
2. Jakie faktury mogą mieć postać elektroniczną? Przepisy wskazują, że postać elektroniczną może mieć faktura VAT, faktura korygująca, a także duplikat faktury.
3. Jakie dane muszą znaleźć się w e-fakturze? Prawidłowo wystawiona e-faktura musi posiadać takie same dane, jak zwykła faktura papierowa. Zaliczają się do nich:
   • Data wystawienia dokumentu,
   • Kolejny numer dokumentu,
   • Dane dotyczące stron transakcji – wystawcy i odbiorcy faktury,
   • Data transakcji lub wykonania usługi,
   • Nazwa towaru lub świadczonej usługi,
   • Ilość, cena i ewentualne rabaty,
   • Stawka podatkowa,
   • Suma wartości sprzedaży netto i brutto,
   • Kwota należności ogółem.
4. Czy faktura elektroniczna musi zawierać podpis elektroniczny? Aktualnie e-faktura nie musi zawierać podpisu elektronicznego. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy chcieliby zacząć fakturowanie elektroniczne.Zamiast podpisu elektronicznego faktura może być dodatkowo uwierzytelniona przez zastosowanie systemów EDI – elektronicznej wymiany danych, które wspomagają obieg faktur elektronicznych. Rozwiązania tego rodzaju dostarcza między innymi firma Edison.pl.
5. Czy wymagana jest zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych? Podstawowym warunkiem używania faktur elektronicznych jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji na przesłanie takiego dokumentu od kontrahenta albo klienta.Aktualnie zgoda odbiorcy faktury nie musi być formalna. Może być to zgoda wyrażona ustnie, za pośrednictwem wiadomości e-mail czy wiadomości SMS. Dopuszcza się także akceptację w sposób dorozumiały – gdy odbiorca nie kwestionuje otrzymanej e-faktury i reguluje ją bez zastrzeżeń.

   Wyraźny sprzeciw odbiorcy na otrzymanie e-faktury jest równoznaczny z brakiem zgody na ich otrzymywanie.

6. Jak przygotować fakturę elektroniczną? Do tworzenia faktur elektronicznych najczęściej stosuje się odpowiednie oprogramowanie fakturujące.Oprogramowanie to jest dostępne w wariantach desktop, czyli do instalacji na komputerze, a także w „chmurze”, czyli on-line.

   Obecnie dostępne programy fakturujące są łatwe w obsłudze i znacznie usprawniają przygotowanie dokumentacji w postaci elektronicznej.

7. W jakim formacie należy zapisać fakturę elektroniczną? W przepisach nie znajdują się informacje dotyczące dostępnych formatów faktury elektronicznej.Najczęściej e-faktura zapisywana jest w formatach PDF albo XML.

   Format PDF jest częściej spotykany w obiegu, ale to format XML pozwala przedsiębiorcom na uzyskanie większych korzyści z fakturowania elektronicznego, na przykład przez zastosowanie systemów EDI – elektronicznej wymiany danych.

8. Jakie warunki musi spełnić faktura elektroniczna? Zgodnie z przepisami, e-faktura musi spełnić określone wymagania, aby stać się dokumentem księgowym służącym do rozliczenia podatku VAT.Faktura elektroniczna musi spełnić następujące wymagania:
   • autentyczności pochodzenia – oznacza pewność co do tożsamości wystawcy faktury lub podmiotu świadczącego usługę albo dokonującego dostaw towarów,
   • integralności treści – oznacza pewność, że na fakturze nie dokonano zmian w jej treści,
   • czytelności – oznacza, że dane w fakturze elektronicznej są zaprezentowane w sposób jasny i czytelny.

9. Jak przechowywać faktury elektroniczne? Przepisy określają też, jak należy przechowywać faktury elektroniczne.Zgodnie z nimi, e-faktura musi być odpowiednio oznaczona w archiwum, aby można było łatwo ją odnaleźć. Również powinna być bezzwłocznie dostępna dla organów kontroli podatkowej i skarbowej.

   Dokumenty te można przechowywać na dyskach twardych lub pamięciach przenośnych, ale najbezpieczniejszą formą ich archiwizacji jest „chmura”, czyli zewnętrzne serwery.

10. Czy warto przejść na fakturowanie elektroniczne? Tak! To korzystny wybór dla każdej firmy – zarówno mikroprzedsiębiorstwa, jak również dla dużej korporacji.E-faktury to oszczędność czasu, pieniędzy, większe bezpieczeństwo oraz ochrona środowiska naturalnego.