Biała lista podatników VAT – narzędzie do weryfikacji kontrahentów

Uszczelnienie systemu VAT to wciąż jedna z najważniejszych kwestii dla Ministerstwa Finansów. W ostatnich latach w Polsce wprowadzono wiele rozwiązań, które mają eliminować nadużycia – do jednych z nich należy biała lista podatników VAT. To oficjalny wykaz rachunków bankowych należących do podatników VAT, na które należy regulować należności w obrocie gospodarczym. Obowiązuje od 1 września 2019 r. i ma na celu zwalczanie nadużyć podatkowych. Jakie dokładnie informacje znajdują się w tym wykazie i w jaki sposób przedsiębiorcy mogą usprawnić weryfikację kontrahentów? Odpowiedzi na te i inne pytania dotyczące białe listy podatników VAT znajdziesz w tym artykule.

Biała lista podatników VAT – co można dzięki niej sprawdzić i jak to zrobić?

Biała lista podatników VAT to wykaz podatników VAT, w którym można sprawdzić m.in.:

• czy dana firma jest czynnym podatnikiem VAT,
  
• czy numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany przelew, zgadza się z numerem w rejestrze,
  
• podstawę prawną, jeśli danej firmie odmówiono rejestracji, wykreślono ją z wykazu lub dodano ją do niego ponownie.
  

Dobrą praktyką jest, aby każdy przedsiębiorca sprawdził swojego kontrahenta w momencie rozpoczęcia pierwszej współpracy oraz przed wykonaniem przelewu za towar lub usługę – numer rachunku bankowego widoczny na fakturze powinien zgadzać się z tym, który widnieje na białej liście. Wykaz jest aktualizowany raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz realizować przelew.

Wykaz podatników VAT można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów oraz na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. 

Jak korzystać z białej listy podatników VAT?

Informacje zamieszczone w wykazie możesz wyszukiwać według:

• NIP,
  
• REGON,
  
• numeru rachunku bankowego,
  
• nazwy firmy (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce w polu „nazwa podmiotu” podaj imię i nazwisko przedsiębiorcy).
  

Pytając o dane, wskazujesz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy. Będzie na nim również unikalny identyfikator przypisany do twojego wyszukiwania. To potwierdzenie możesz wydrukować.

Co w przypadku weryfikacji kontrahentów przez średnie i wielkie przedsiębiorstwa, które dziennie zlecają kilkadziesiąt przelewów? W tym przypadku szczegółowe sprawdzanie każdego wspólnika zajęłoby bardzo dużo czasu i byłoby uciążliwe. Dlatego powstała możliwość masowej weryfikacji kontrahentów przy wykorzystaniu dostępu API (ang. Application Programming Interface).

 Dzięki API można szukać kontrahentów za pomocą:

• metody pełnej „search” – wystarczy wybrać jeden z parametrów, np. REGON kontrahenta, oraz dzień, na jaki mają zostać wyświetlone informacje, by otrzymać cały zakres danych z wykazu oraz unikalny identyfikator,
  
• metody uproszczonej „check” – po wprowadzeniu numerów NIP lub REGON, rachunku bankowego i dnia, na jaki ma być udzielona odpowiedź, system zwróci informację „tak” lub „nie”, co będzie oznaczać, że dany rachunek jest lub nie jest przypisany do danego podmiotu. Tak jak w przypadku pierwszej metody system prześle unikalny identyfikator jako potwierdzenie dokonania sprawdzenia.
  

Ministerstwo Finansów zdecydowało się udostępnić podmiotom gospodarczym API, jednak korzystanie z tego mechanizmu jest limitowane. W przypadku pełnej metody przedsiębiorca może złożyć 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie. Metoda uproszczona pozwala na weryfikację jednego kontrahenta. Limit jest odnawiany każdego dnia.

Biała lista podatników VAT – obowiązki i sankcje

Od 1 stycznia 2020 r. wpłacanie pieniędzy na rachunek inny niż ten podany na białej liście skutkuje sankcjami. Sankcje te dotyczą transakcji na kwotę powyżej 15 tys. zł. Warto zaznaczyć, że w przypadku, gdy jedna transakcja na kwotę wyższą niż 15 tys. zł jest realizowana dwoma mniejszymi przelewami, to też należy skorzystać z białej listy podatników. 

Dodatkowo w interesie każdego przedsiębiorcy przyjmującego płatności powyżej 15 tys. zł jest sprawdzenie, czy biała lista podatników VAT zawiera poprawny numer jego rachunku bankowego.

Jakie sankcje czekają na przedsiębiorców, którzy nie zrealizują tego obowiązku prawnego? Nie będą oni mieli możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty transakcji lub jej części, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w białej liście podatników. Będą również ponosili ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Biorąc pod uwagę konsekwencje nieprzestrzegania przepisów, najlepiej po prostu wstrzymać płatność na rzecz kontrahenta, którego dane nie widnieją w wykazie, i wyjaśnić, z czego wynika ta sytuacja. Powodów może być wiele. Często to jest kwestia aktualizacji danych lub kompletności białej listy. 

Przepisy pozwalają także na inne rozwiązanie – dokonanie płatności na rachunek kontrahenta nieznajdujący się w wykazie. W tym przypadku należy złożyć zawiadomienie o transakcji do urzędu skarbowego – w szczególności powinny się w nim znaleźć kwota, dane kontrahenta, numer rachunku itd., które pozwolą ten przelew zidentyfikować. Zawiadomienie należy złożyć w ciągu trzech dni nie roboczych w urzędzie skarbowym właściwym dla naszego kontrahenta.

Podsumowanie

Biała lista podatników VAT to wykaz, który został wprowadzony 1 września 2019 r. i zastąpił funkcjonujące dotychczas listy podatników VAT zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów.

Przedsiębiorcy, którzy nie dopełnią obowiązku i przeleją swojemu kontrahentowi należność przekraczającą 15 tys. zł za dostarczony towar czy wykonaną usługę na rachunek bankowy inny niż ujawniony na białej liście podatników VAT, muszą spodziewać się sankcji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej szczegółowych informacji na temat białej listy podatników VAT, przeczytaj artykuł Biała lista podatników VAT – co to za narzędzie i jak z niego korzystać? Możesz również skorzystać z profesjonalnej pomocy, którą oferuje biuro rachunkowe.