5 powodów, dla których warto zautomatyzować firmę

Na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi IT mających na celu usprawnienie zarządzania firmą. Jakie korzyści może przynieść firmie wdrożenie odpowiedniego systemu? Jaki system najbardziej się opłaca?

Na czym polega automatyzacja firmy?

Automatyzacja, również znana jako digitalizacja, polega na przeniesieniu procesów, które występują w firmie do systemu informatycznego, np. takiego jak system typu BPM czy Workflow. W ten sposób liczba ingerencji człowieka w wykonywaniu wielu powtarzalnych i często żmudnych czynności zmniejsza się do minimum. Dla przykładu, pierwszy zazwyczaj automatyzowany przez firmę proces – obieg dokumentów lub bardziej specyficzny — obieg faktur. Przy zautomatyzowaniu obiegu faktur, proces ich odbierania, ręcznego przepisywania danych do systemu oraz proces wielostopniowej akceptacji, zostają zautomatyzowane.

Dlaczego warto wdrożyć system do zarządzania procesami w firmie?

1. 1. Większa kontrola nad zadaniami i efektywność pracy

      W systemie typu workflow, uprawnieni użytkownicy zawsze znają status obecnie wykonywanych w firmie zadań. Każda osoba w procesie wie gdzie i kiedy dane zadanie zostało odebrane, wykonane, czy też przekazane dalej. Co więcej, w systemie workflow, możliwa jest wielopoziomowa akceptacja. Jak zostało już wspomniane na przykładzie powyżej — dokumenty nie muszą być przekazywane z rąk do rąk, czy też wysyłane przez wiadomości e-mail. Oznacza to większą efektywność oraz kontrolę nad zespołem swoich pracowników, jak i ich samych nad organizacją własnych zadań

   2. Zaoszczędzony czas
      

      Automatyzacja likwiduje potrzebę wykonywania czasochłonnych i powtarzających się zadań. Tego typu zadań jest tak wiele (np. ręczne przepisywanie danych z dokumentów do arkusza kalkulacyjnego), że w dużych firmach oznacza to nawet kilka etatów. Czas, który pracownicy spędzają podczas wykonywania tych nużących zadań, mógłby zostać wykorzystany zupełnie inaczej, np. na zwiększeniu kontroli poprawności danych przepływających przez firmę.

   3. Zaoszczędzone pieniądze

      Czas pracowników jest cenny, a wyeliminowanie ryzyka popełnienia kosztownego błędu nawet cenniejsze. System BPM, czy workflow to wydatek, który zwróci się szybciej, niż mogłoby się do wydawać.

1. Większy komfort pracy

   Przepisywanie powtarzających się danych z papieru do systemu, szukanie zagubionych dokumentów, brak kontroli nad wykonywanymi zadaniami przez innych współpracowników wywołuje stres i znużenie. Obniżony komfort pracy to jeden z głównych powodów, dlaczego pracownicy zaczynają się rozglądać za innymi ofertami i możliwości rozwoju kariery.

2. Większe bezpieczeństwo i mniejsze ryzyko popełnienia błędu

   Dokumenty, które nie błąkają się po biurkach, automatycznie stają się dużo bezpieczniejsze. Obieg dokumentów zamknięty w systemie workflow likwiduje ryzyko przedostania się dokumentów w niepowołane ręce, jak również ryzyko ich zaginięcia. Co więcej, pracownicy zyskują więcej czasu na kontrolowanie dokumentów, a ich obowiązkiem nie jest już ich przepisywanie, a sprawdzanie jakości, w związku z tym ryzyko popełnienia błędu spada do minimum.

Jak wybrać odpowiedni system?

Firma szukająca odpowiedniego rozwiązania IT, szybko zorientuje się jak wiele rozwiązań jest dostępnych dzisiaj na rynku. Są to systemy dedykowane konkretnym branżom, działom, a nawet takie, które obsługują tylko jeden proces (np. obieg faktur).

Zatem wybór narzędzia do automatyzacji powinien być dobrze przemyślany. Wbrew zdaniu przekonujących agentów sprzedaży tych systemów, należy rozważyć – czy ten system jest naprawdę dobrą decyzją z perspektywy wzrostu i przyszłości firmy? Jeśli system, na który chcemy się zdecydować, jest dedykowany konkretnemu procesowi lubi działowi, lepiej rozważyć zakup bardziej uniwersalnego narzędzia. Takiego, które obejmie wszystkie obszary firmy, lub będzie miało szerokie możliwości integracji i rozwoju wraz ze wzrostem firmy. Takim system jest Workflow.

System workflow to system uniwersalny, który może być dopasowany do procesów występujących w każdej branży i dziale firmy. Jest również system rozbudowującym się, o szerokich możliwościach integracji. W systemie użytkownicy sami mogą budować procesy, a jego funkcjonalności mogą być rozszerzone w dowolnym momencie.